08:45 Uhr.
Du sitzt am Schreibtisch, der Dienstplan ist offen, der Kaffee steht bereit.
„Hast du mal 5 Minuten?“
Du hörst zu, klärst etwas, drehst dich zurück zum Bildschirm.
Zehn Minuten später bist du wieder halb drin.
„Ganz kurz noch…“
Am Ende des Tages hast du viel gesprochen, viel reagiert und kaum das geschafft, was du eigentlich vorhattest.
Die fünf Minuten
Im Alltag als Führungskraft im Rettungsdienst sind es selten die großen Aufgaben, die den Tag sprengen. Es sind die vielen kleinen Unterbrechungen.
Typische Situationen:
- Rückfragen zum Dienstplan
- kurze Abstimmungen im Flur
- spontane Telefonate
- „mal eben“ eine Entscheidung treffen
Jede einzelne Situation wirkt unproblematisch. Zusammen führen sie dazu, dass du kaum noch konzentriert arbeiten kannst.
Das eigentliche Problem ist nicht die Dauer der Unterbrechung. Es ist der ständige Wechsel.
Du verlierst den roten Faden, musst dich immer wieder neu eindenken und arbeitest nicht mehr in zusammenhängenden Phasen. Aus einer Aufgabe, die eigentlich 30 Minuten dauert, wird schnell eine Stunde oder mehr.
Viele Führungskräfte reagieren darauf falsch. Sie versuchen, alles parallel zu managen und bleiben dauerhaft ansprechbar. Damit entsteht ein System, in dem jederzeit alles bei ihnen landet.
Vorab:
Natürlich unterscheiden sich Leitungsfunktionen im Rettungsdienst deutlich voneinander. Während Leitungen im Bereich „Leitung Rettungsdienst“ oder in administrativen Funktionen oft räumlich getrennt arbeiten und dadurch störungsärmer arbeiten können, sind Leitungen direkt auf der Rettungswache deutlich präsenter im Alltag des Teams. Dort entstehen spontane Rückfragen, kurze Abstimmungen und Unterbrechungen wesentlich häufiger. Genau deshalb ist gerade in diesen Funktionen ein bewusster Umgang mit Ansprechbarkeit, Fokuszeiten und Kommunikationsstrukturen besonders wichtig.
Lösungsmöglichkeiten
Unterbrechungen lassen sich im Rettungsdienst nicht komplett vermeiden. Das Ziel ist nicht, sie zu verhindern, sondern sie zu steuern.
Der entscheidende Perspektivwechsel lautet:
Nicht jede Anfrage braucht sofort eine Antwort.
Aber jede Anfrage braucht einen klaren Rahmen.
Dazu gehört vor allem, die eigene Ansprechbarkeit aktiv zu strukturieren.
Ein funktionierendes Modell besteht aus drei Elementen:
1. Klare, feste Ansprechzeiten
Direkt nach dem Antreten, zum Beispiel von 08:00 bis 09:00 Uhr, bist du bewusst durchgehend ansprechbar.
Das Team weiß: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt für Fragen, Abstimmungen und kurze Klärungen.
Das nimmt Druck aus dem restlichen Tag.
2. Geplante „5-Minuten-Fenster“
Ergänzend dazu legst du dir über die Woche verteilt feste Zeitblöcke in deinen Kalender.
Diese Blöcke sind genau für die typischen „Hast du mal 5 Minuten?“-Themen gedacht.
Wichtig dabei:
- Die Termine sind sichtbar im Kalender
- Du kannst sie auch selbst für kleine Aufgaben nutzen, falls niemand kommt
- Unterbrechungen passen genau in diesen Rahmen
So entstehen strukturierte Kontaktpunkte statt dauerhafter Unterbrechung.
3. Fokuszeiten als geschützter Raum
Zwischen diesen Phasen setzt du bewusst Fokuszeiten.
In diesen Zeiten arbeitest du konzentriert an deinen Aufgaben.
Du bist weiterhin erreichbar für wirklich wichtige Themen, aber nicht für jede spontane Nachfrage.
Das ist kein Rückzug, sondern notwendige Arbeitsstruktur.
Und wie in der Praxis?
In der Praxis lässt sich dieses Modell einfach umsetzen, wenn du es sichtbar und nachvollziehbar machst.
Schritt 1: Kommunikation im Team
Sprich das Thema offen an:
- Morgens zwischen 08:00 und 09:00 Uhr bist du durchgehend ansprechbar
- Zusätzlich gibt es feste „5-Minuten-Fenster“ im Kalender
- Dazwischen arbeitest du in Fokuszeiten
Damit schaffst du Klarheit.
Schritt 2: Sichtbarkeit herstellen
Nutze vorhandene Strukturen:
- Kalender für das Team freigeben
- Eintrag im digitalen schwarzen Brett oder Intranet
- kurze Erinnerung im Teammeeting
Je sichtbarer die Struktur ist, desto besser funktioniert sie.
Gerade auf Wachen mit digitalen Kommunikationsmitteln lässt sich das gut abbilden.
Schritt 3: Nutzung aktiv steuern
Die „5-Minuten-Fenster“ sind für kurze, gezielte Themen gedacht:
- Rückfragen
- kurze Abstimmungen
- 1 zu 1 Gespräche im kleinen Rahmen
Wenn du das konsequent lebst, verändert sich das Verhalten im Team.
Die bekannten „mal eben“-Themen bekommen einen festen Platz.
Schritt 4: Realität berücksichtigen
Natürlich bleibt eine Leitung im Rettungsdienst ansprechbar.
Und es gibt Situationen, in denen sofort reagiert werden muss.
Trotzdem gilt:
Du brauchst Phasen, in denen du konzentriert arbeiten kannst.
Ohne diese Phasen bleiben zentrale Aufgaben liegen oder werden nur halb erledigt.
Praxistipp oder Führungsimpuls
Plane ab sofort konkret:
- täglich eine feste Ansprechzeit am Morgen
- zwei „5-Minuten-Fenster“ pro Woche im Kalender
- mindestens einen klar definierten Fokusblock pro Tag
Kommuniziere das einmal sauber im Team und mache es sichtbar.
Beobachte anschließend eine Woche lang:
- Wie oft wirst du außerhalb dieser Zeiten unterbrochen?
- Welche Themen lassen sich gut bündeln?
- Wo musst du nachsteuern?
Schon kleine Anpassungen führen oft zu spürbar mehr Ruhe im Arbeitsalltag.
FAQ
Warum werde ich als Führungskraft im Rettungsdienst ständig unterbrochen?
Weil du ansprechbar bist und Entscheidungen triffst. Ohne klare Struktur entsteht daraus ein dauerhafter Zugriff auf deine Zeit.
Wie kann ich Unterbrechungen reduzieren, ohne unnahbar zu wirken?
Durch feste Ansprechzeiten, geplante Zeitfenster für Rückfragen und transparente Kommunikation im Team.
Sind Fokuszeiten im Rettungsdienst überhaupt realistisch?
Ja, wenn sie klar definiert und im Team abgestimmt sind. Sie ersetzen keine Erreichbarkeit, sondern strukturieren sie.
